Τα εισερχόμενα email μας είναι δύσκολο να τα διαχειριστούμε λόγω κοινών λαθών, όπως η μη χρήση φακέλων, η αποτυχία ρύθμισης φίλτρων, η παράβλεψη του φακέλου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και πολλά άλλα. Εάν τα εισερχόμενά σας στο Outlook ξεχειλίζουν συχνά και είναι δύσκολο να παρακολουθείτε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακολουθούν μερικά κοινά λάθη που πρέπει να αποφύγετε.
1 Μη χρήση φακέλων και κατηγοριών
Ένα συνηθισμένο λάθος που κάνουν πολλοί χρήστες όταν διαχειρίζονται τα email τους είναι ότι δεν χρησιμοποιούν φακέλους και κατηγορίες. Χωρίς σωστή δομή, τα εισερχόμενα του Outlook γίνονται ένας χαοτικός συνδυασμός μη αναγνωσμένων email, ενημερωτικών δελτίων και ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Η έλλειψη οργάνωσης εμποδίζει την παρακολούθηση των συνεχιζόμενων συνομιλιών και συχνά χάνουμε προθεσμίες και παραβλέπουμε σημαντικά μηνύματα.
Για να αποφύγετε αυτά τα ζητήματα, ρυθμίστε ένα σύστημα φακέλων στο Outlook όπου κάθε email που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο έργο, πελάτη ή οργανισμό τοποθετείται στον αντίστοιχο φάκελο. Αυτό διατηρεί τα κύρια εισερχόμενά σας καθαρά και οργανωμένα. Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες για να επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τον τύπο τους, όπως επείγουσες εργασίες, νομικά θέματα ή προσωπικά μηνύματα.
Όταν φτάσει ένα νέο email, κατηγοριοποιήστε το ή μετακινήστε το στον κατάλληλο φάκελο. Αυτό σας επιτρέπει να περιηγείστε εύκολα σε email σε μια συγκεκριμένη κατηγορία και να βρείτε γρήγορα αυτό που θέλετε.
2 Δεν έχει ρυθμιστεί σωστά τα φίλτρα
Ένα άλλο λάθος που πρέπει να αποφύγετε είναι να μην ρυθμίσετε σωστά τα φίλτρα — ή να μην τα χρησιμοποιήσετε καθόλου. Τα φίλτρα σάς επιτρέπουν να ταξινομείτε αυτόματα τα εισερχόμενα email με βάση συγκεκριμένα κριτήρια, όπως ο αποστολέας, η γραμμή θέματος ή οι λέξεις-κλειδιά. Χρησιμοποιώντας φίλτρα, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατευθύνονται στους αντίστοιχους φακέλους τους, διατηρώντας τα εισερχόμενά σας οργανωμένα.
Χωρίς τα κατάλληλα φίλτρα, τα ανεπιθύμητα μηνύματα, τα ενημερωτικά δελτία, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εργασία και άλλα μηνύματα καταλήγουν απευθείας στα εισερχόμενά σας, με αποτέλεσμα τα βασικά email να θάβονται κάτω από ένα βουνό λιγότερο συναφών. Αυτό καθιστά πιο δύσκολο να βρείτε τα email που χρειάζεστε. Για να το αποφύγετε αυτό, αναλύστε τους τύπους email που λαμβάνετε και σχεδιάστε πώς να τα φιλτράρετε αποτελεσματικά.
Εάν έχετε ήδη ρυθμίσει φακέλους, μπορείτε να διαμορφώσετε φίλτρα ώστε να δρομολογούν αυτόματα τα email στους σωστούς φακέλους. Επιπλέον, θα πρέπει να ελέγχετε τακτικά ότι τα φίλτρα σας λειτουργούν όπως προβλέπεται και να μην φιλτράρετε κατά λάθος σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επισημαίνονται κατά λάθος ως ανεπιθύμητα, πρέπει να προσαρμόσετε τους κανόνες ταξινόμησης.
3 Μη αρχειοθέτηση και διαγραφή παλαιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η παραμέληση της αρχειοθέτησης ή της διαγραφής παλαιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετατρέπει τα εισερχόμενά σας στο Outlook σε χωματερή. Καθώς συνεχίζουν να έρχονται νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα μηνύματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν αναμειγνύονται με λιγότερο σημαντικά. Εάν αφήσετε μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αδιάβαστα για να τα αναφέρετε αργότερα, μπορούν εύκολα να χαθούν στην ακαταστασία. Επίσης, η αναζήτηση email γίνεται δύσκολη όταν τα εισερχόμενά σας είναι φουσκωμένα.
Για να το αποφύγετε, κάντε συνήθεια να αρχειοθετείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θα χρειαστείτε αμέσως. Η αρχειοθέτηση κρατά τα email μακριά από τα εισερχόμενά σας, αλλά δεν διαγράφονται από τα δεδομένα του Outlook. Μπορείτε να τα ανακτήσετε εύκολα αν χρειαστεί στο μέλλον. Από την άλλη πλευρά, εάν συναντήσετε ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα που χρειάζεται να διαβάσετε μόνο μία φορά, διαγράψτε τα εντελώς.
Θα πρέπει επίσης να καταργήσετε την εγγραφή σας από ανεπιθύμητα ενημερωτικά δελτία, να αποκλείσετε επαφές που σας στέλνουν ανεπιθύμητα μηνύματα με άσχετο περιεχόμενο και να καθαρίζετε τακτικά τα εισερχόμενά σας.
4 Μη χρήση επακόλουθων σημαιών και υπενθυμίσεων
Το να ξεχάσετε να απαντήσετε σε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή θάβονται κάτω από νέα μηνύματα μπορεί να προκαλέσει περιττό άγχος. Εάν χάνετε συχνά προθεσμίες ή ξεχνάτε να παρακολουθείτε, πιθανότατα δεν χρησιμοποιείτε επακόλουθες σημαίες και υπενθυμίσεις. Αυτά τα εργαλεία στο Outlook σας υπενθυμίζουν μηνύματα ευαίσθητα στον χρόνο και διασφαλίζουν ότι τίποτα δεν ξεφεύγει.
Για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χάσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε συνήθεια να τα επισημαίνετε αμέσως μόλις τα διαβάσετε. Το Outlook σάς επιτρέπει επίσης να ορίζετε υπενθυμίσεις για σημαντικές εργασίες, βοηθώντας σας να παρακολουθείτε τις προθεσμίες. Μπορείτε επίσης να ορίσετε υπενθυμίσεις για σημαντικές εργασίες ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων για να διασφαλίσετε ότι θα παραμείνετε στην κορυφή τους.
5 Δεν γίνεται έλεγχος του φακέλου ανεπιθύμητης ή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας
Το να μην ελέγχουμε τον φάκελο ανεπιθύμητης ή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας είναι άλλο ένα λάθος που κάνουμε. Ενώ τα φίλτρα στο Outlook συνήθως κάνουν εξαιρετική δουλειά στον εντοπισμό ανεπιθύμητων μηνυμάτων, μερικές φορές τα νόμιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταλήγουν στο φάκελο ανεπιθύμητων λόγω συγκεκριμένων κανόνων διατύπωσης ή φιλτραρίσματος. Μπορεί να χάσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ειδοποιήσεις εάν δεν ελέγχετε τακτικά τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
Για να το αποτρέψω αυτό, ελέγχω τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας μου τουλάχιστον μία φορά την ημέρα. Αυτό με βοηθά να εντοπίσω τυχόν σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να έχουν επισημανθεί λανθασμένα ως ανεπιθύμητα. Προσθέτω επίσης τη διεύθυνση email στις επαφές μου, κάτι που βοηθά στην εκπαίδευση του προγράμματος-πελάτη email ώστε να αναγνωρίζει τις προτιμήσεις μου και να αποφεύγει την επισήμανση παρόμοιων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μέλλον. Επίσης, ρυθμίζω τυχόν προβληματικά φίλτρα όπως χρειάζεται.
6 Μη προγραμματισμός απαντήσεων “Εκτός γραφείου”.
Ρυθμίζετε μια απάντηση “Εκτός γραφείου” όταν είστε σε διακοπές ή λείπετε από τη δουλειά; Εάν όχι, πρόκειται για παράβλεψη στη διαχείριση του email σας. Χωρίς αυτήν την ειδοποίηση, τα άτομα που προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας δεν θα γνωρίζουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι και μπορεί να πιστεύουν ότι αγνοείτε τα μηνύματά τους, γεγονός που θα μπορούσε να τείνει τις σχέσεις σας. Θα καταλήξουν επίσης να σπαταλήσουν χρόνο ακολουθώντας σας.
Για να αποφύγετε αυτό, προγραμματίζετε πάντα μια απάντηση “Εκτός γραφείου” στο Outlook πριν φύγετε. Δηλώστε ξεκάθαρα τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της μη διαθεσιμότητας σας και παρέχετε έναν εναλλακτικό υπεύθυνο επικοινωνίας για επείγοντα θέματα, ειδικά εάν βρίσκεστε σε ρόλο πρόσληψης. Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης για τους αιτούντες που προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας.
7 Μη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων email σας
Η παραμέληση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων email σας μπορεί επίσης να έχει σοβαρές επιπτώσεις. Ένα μόνο σφάλμα, τυχαία διαγραφή ή κυβερνοεπίθεση θα μπορούσε να οδηγήσει σε απώλεια σημαντικών επικοινωνιών, συνημμένων, επαφών κ.λπ. Εάν στοχοποιηθείτε από επίθεση ransomware, θα πρέπει να πληρώσετε λύτρα ή να διακινδυνεύσετε μόνιμη απώλεια δεδομένων.
Για να το αποτρέψετε αυτό, δημιουργείτε τακτικά τοπικά αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων email σας, καθώς το Outlook σάς επιτρέπει να τα εξάγετε εύκολα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λύσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας τρίτων που αυτοματοποιούν τη διαδικασία και διατηρούν τακτικά αντίγραφα ασφαλείας. Αποθηκεύω αντίγραφα ασφαλείας σε πολλές τοποθεσίες για να προστατεύσω από πιθανή απώλεια δεδομένων από ένα μόνο σημείο αστοχίας.
Επιπλέον, θα πρέπει να δοκιμάσετε τα αντίγραφα ασφαλείας σας για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργούν σωστά και να αποφύγετε τυχόν απροσδόκητες εκπλήξεις όταν χρειαστεί να επαναφέρετε τα δεδομένα σας.
8 Χωρίς ενημέρωση της υπογραφής σας
Κάθε φορά που αλλάζετε τον τρέχοντα ρόλο, το τμήμα, τον αριθμό τηλεφώνου, την ονομασία, την τοποθεσία γραφείου ή οποιαδήποτε άλλη λεπτομέρεια, πρέπει να ενημερώσετε την υπογραφή του email σας. Εάν δεν το κάνετε, οι άλλοι μπορεί να δυσκολευτούν να σας προσεγγίσουν. Οι ξεπερασμένες πληροφορίες μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση και ασυνέπειες στην επαγγελματική σας επικοινωνία.
Επομένως, θα πρέπει πάντα να ενημερώνετε την υπογραφή email σας στο Outlook για να αντικατοπτρίζει τυχόν νέες αλλαγές. Εάν επικοινωνείτε σε πολλές γλώσσες και χρησιμοποιείτε διαφορετικές εκδόσεις της υπογραφής σας, βεβαιωθείτε ότι και αυτές είναι ενημερωμένες. Αυτό θα βοηθήσει στη διατήρηση της συνέπειας σε όλα τα email σας, ενισχύοντας την αξιοπιστία και την επικοινωνία σας.
Αυτά είναι μερικά κοινά λάθη που μπορεί να επηρεάσουν την εμπειρία σας στο Outlook. Εκτός από την αποφυγή τους, θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιείτε ξεχωριστές διευθύνσεις email για διαφορετικούς σκοπούς και να αποφεύγετε την υπερβολική χρήση της λειτουργίας “Απάντηση σε όλους”. Επίσης, μην χρησιμοποιείτε email για εξαιρετικά ευαίσθητα έγγραφα. αφιερώστε λίγο χρόνο κάθε εβδομάδα για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας οργανωμένα.
VIA: HowToGeek.com
