Μάθετε πώς να εξοικονομείτε χρόνο με αυτά τα 9 κόλπα του Microsoft Word

Το Microsoft Word προσφέρει πολλούς τρόπους εξοικονόμησης χρόνου κατά τη δημιουργία ή την επεξεργασία εγγράφων. Από τις συντομεύσεις και τα πρότυπα μέχρι την Αυτόματη Διόρθωση και τα πρόσθετα, ας δούμε μερικά κόλπα που μπορούν να επιταχύνουν τη ροή εργασίας σας όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word.

1 Μάθετε τις Συντομεύσεις

Όπως κάθε άλλο πρόγραμμα υπολογιστή, το Word έχει πολλές συντομεύσεις που σας επιτρέπουν να εκτελείτε γρήγορα κοινές ενέργειες χωρίς να ανοίξετε ένα μενού. Οι συντομεύσεις μειώνουν τον αριθμό των κλικ του ποντικιού, γεγονός που μπορεί να σας κάνει σημαντικά πιο γρήγορο.

Ακολουθούν μερικές από τις πιο δημοφιλείς συντομεύσεις του Microsoft Word που πρέπει να μάθετε:

Το Microsoft Word έχει πολλές περισσότερες συντομεύσεις που βοηθούν στην επεξεργασία, την πλοήγηση, τη μορφοποίηση και την εισαγωγή πραγμάτων.

2 Δημιουργήστε τα δικά σας πρότυπα

Δημιουργείτε τακτικά έγγραφα με τα ίδια στυλ, μορφοποίηση, σχέδια και διατάξεις; Μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο μετατρέποντάς τα σε πρότυπα.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να αποθηκεύσετε ως πρότυπο και κάντε κλικ στο Αρχείο > Αποθήκευση αντιγράφου. Στα δεξιά, δώστε ένα όνομα στο έγγραφο, ορίστε το αναπτυσσόμενο μενού σε “Πρότυπο Word (*.dotx)” και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση”.

Μπορείτε να επιλέξετε το προσαρμοσμένο πρότυπο όπως κάθε άλλο κατά τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου του Word. Απλώς επιλέξτε την καρτέλα “Προσωπικά” και κάντε κλικ στο πρότυπο—θα ανοίξει ως νέο έγγραφο στο Word.

3 Χρησιμοποιήστε την Έξυπνη αναζήτηση

Δεν χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή εφαρμογών όταν θέλετε πληροφορίες σχετικά με μια λέξη ή φράση σε ένα έγγραφο του Word. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Έξυπνη αναζήτηση για να αναζητήσετε όσα πρέπει να γνωρίζετε.

Για να το κάνετε αυτό, επισημάνετε μια λέξη ή φράση, κάντε δεξί κλικ σε αυτήν και κάντε κλικ στην “Αναζήτηση “Λέξη/Φράση” στο μενού.

Ένα πλαίσιο θα εμφανιστεί στα δεξιά με τα αποτελέσματα αναζήτησης, επιτρέποντάς σας να εμβαθύνετε σε αυτό που αναζητήσατε.

4 Μάθετε να χρησιμοποιείτε το Format Painter

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μορφοποίηση από τη μια ενότητα στην άλλη, δεν χρειάζεται να την δημιουργήσετε ξανά από την αρχή. Το Format Painter μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο αντιγράφοντας και επικολλώντας το όπου το χρειάζεστε.

Για να το χρησιμοποιήσετε, τοποθετήστε τον κέρσορα στο κείμενο με τη μορφή που θέλετε να αντιγράψετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα “Αρχική σελίδα” και κάντε κλικ στο κουμπί “Μορφοποίηση ζωγραφικής”—το εικονίδιο του πινέλου—στην ομάδα Πρόχειρο στην κορδέλα. Θα παρατηρήσετε ότι ο κέρσορας σας θα έχει τώρα ένα εικονίδιο πινέλου δίπλα του.

Στη συνέχεια, επισημάνετε το κείμενο στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφή, και αυτό είναι. Ωστόσο, όταν εφαρμόζετε τη μορφοποίηση, το Format Painter γίνεται ανενεργό. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να επαναλάβετε αυτά τα βήματα για να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ξανά τη μορφοποίηση.

Εάν θέλετε το Format Painter να παραμείνει ενεργό, επιτρέποντάς σας να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση σε πολλές ενότητες, κάντε διπλό κλικ στο κουμπί “Format Painter” αντί να κάνετε ένα απλό κλικ.

5 Ενεργοποιήστε το παράθυρο περιήγησης

Το παράθυρο περιήγησης στο Microsoft Word παρέχει μια επισκόπηση του εγγράφου σας. Αυτό σας επιτρέπει να μεταβείτε γρήγορα σε ενότητες και να κάνετε αναζήτηση μέσα στο έγγραφο. Μπορείτε επίσης να αναδιοργανώσετε τις επικεφαλίδες εντός του παραθύρου σύροντάς τις σε διαφορετικές θέσεις.

Για να ενεργοποιήσετε το παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε την καρτέλα “Προβολή” και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου “Παράθυρο πλοήγησης” στην ομάδα Εμφάνιση της κορδέλας.

Το παράθυρο περιήγησης θα εμφανιστεί στα αριστερά, έτοιμο για χρήση.

6 Δημιουργήστε προσαρμοσμένες συντομεύσεις με την Αυτόματη Διόρθωση

Η Αυτόματη Διόρθωση μπορεί εύκολα να διορθώσει τις περισσότερες ανορθόγραφες λέξεις καθώς πληκτρολογείτε. Αλλά μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες συντομεύσεις για λέξεις, φράσεις και σύμβολα που χρησιμοποιούνται συχνά. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε τακτικά την παύλα em (—), μπορείτε να την κάνετε έτσι ώστε κάθε φορά που πληκτρολογείτε δύο παύλες (–), η Αυτόματη Διόρθωση να τις αντικαθιστά με αυτήν.

Για να το κάνετε αυτό, κατευθυνθείτε στο Αρχείο > Επιλογές > Έλεγχος και κάντε κλικ στο κουμπί “Επιλογές αυτόματης διόρθωσης”.

Στην καρτέλα “Αυτόματη Διόρθωση”, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου “Αντικατάσταση κειμένου καθώς πληκτρολογείτε” είναι επιλεγμένο. Στο πλαίσιο κειμένου στην περιοχή “Αντικατάσταση”, εισαγάγετε τη λέξη, τη φράση ή το σύμβολο που θέλετε να αντικαταστήσετε. Στο πλαίσιο κειμένου στην περιοχή “Με”, εισαγάγετε τη συντόμευση που την αντικαθιστά. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί “Προσθήκη” για να το συμπεριλάβετε στη λίστα Αυτόματης Διόρθωσης.

Κάντε κλικ στο “OK” για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. Από εδώ και στο εξής, όταν πληκτρολογείτε αυτήν τη συντόμευση, η Αυτόματη Διόρθωση θα την αντικαταστήσει ανάλογα.

7 Εγκαταστήστε πρόσθετα παραγωγικότητας

Η εγκατάσταση πρόσθετων στο Microsoft Word μπορεί να προσθέσει νέες δυνατότητες που βελτιστοποιούν τη ροή εργασίας σας ή αυτοματοποιούν επαναλαμβανόμενες εργασίες. Για να εγκαταστήσετε ένα πρόσθετο στο Microsoft Word, επιλέξτε την καρτέλα “Αρχική σελίδα” και κάντε κλικ στο κουμπί “Πρόσθετα” στην ομάδα Πρόσθετα της κορδέλας.

Αναζητήστε το πρόσθετο που θέλετε στο αναδυόμενο παράθυρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί “Προσθήκη” δίπλα του όταν εμφανιστεί στη λίστα.

Εάν θέλετε να εξερευνήσετε τα πρόσθετα που είναι διαθέσιμα για το Microsoft Word, κάντε κλικ στο κουμπί “Περισσότερα πρόσθετα” στην κάτω δεξιά γωνία του αναδυόμενου παραθύρου. Αυτό θα ανοίξει το κατάστημα, όπου μπορείτε να αναζητήσετε πρόσθετα ανά κατηγορία ή χρησιμοποιώντας φίλτρα.

8 Χρησιμοποιήστε τη Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο

Εάν θέλετε να εργαστείτε με άλλους σε ένα έγγραφο του Word, δεν χρειάζεται πλέον να τους στέλνετε ένα αντίγραφο και να συγχωνεύετε μη αυτόματα τις αλλαγές στο κύριο έγγραφο αφού το επεξεργαστούν. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το OneDrive για συνεργασία σε πραγματικό χρόνο (υπό την προϋπόθεση ότι όλοι έχουν λογαριασμό Microsoft). Εάν δεν το κάνουν, μπορούν εύκολα να δημιουργήσουν ένα στο Ιστοσελίδα της Microsoft.

Πρώτα, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Microsoft στο Word. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή “Είσοδος” στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες για να συνδεθείτε.

Για να προσθέσετε κάποιον σε ένα έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί “Κοινή χρήση” στην επάνω δεξιά γωνία και κάντε ξανά κλικ στο “Κοινή χρήση” στο μενού.

Επιλέξτε τον λογαριασμό OneDrive στον οποίο θέλετε να ανεβάσετε το αρχείο, δώστε ένα όνομα στο έγγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί “OK”.

Στο παράθυρο διαλόγου, εισαγάγετε τις διευθύνσεις email των συνεργατών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί “Αποστολή”.

9 Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή Word για κινητά όταν βρίσκεστε εν κινήσει

Δεν χρειάζεστε πλέον πρόσβαση σε υπολογιστή για να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα του Microsoft Word. Μπορείτε εύκολα να κατεβάσετε την εφαρμογή για κινητά και να το κάνετε οπουδήποτε. Εάν αποθηκεύσετε το έγγραφο στο OneDrive, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό από την εφαρμογή και οι αλλαγές που κάνετε θα συγχρονιστούν αυτόματα, επιτρέποντάς σας να συνεχίσετε από εκεί που σταματήσατε όταν επιστρέψετε στην έκδοση για υπολογιστές.

Μπορείτε να κάνετε λήψη της εφαρμογής Microsoft Word για Android και iOS από Google Play και το App Storeαντίστοιχα.

Υπάρχουν πολλές ακόμη συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου για το Microsoft Word που δεν μπορούμε να τις χωρέσουμε όλες σε έναν οδηγό. Για παράδειγμα, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για να τοποθετήσετε εντολές που χρησιμοποιούνται συχνά σε κοντινή απόσταση.

Επίσης, εάν θέλετε να επιταχύνετε σημαντικά τη γραφή σας, σκεφτείτε να προσθέσετε το Copilot Pro στο Microsoft Word. Αυτό το AI μπορεί να σας βοηθήσει να γράψετε, να ξαναγράψετε και να συνοψίσετε έγγραφα γρήγορα, γεγονός που μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τη ροή εργασίας και την παραγωγικότητά σας.