Οδηγός για αρχάριους στο OneDrive: 8 χρήσιμες συμβουλές

Το OneDrive προσφέρει περισσότερες δυνατότητες πέρα ​​από την απλή μεταφόρτωση και αποθήκευση των αρχείων σας στο cloud. Εάν είστε νέοι στο OneDrive, ακολουθεί μια λίστα με χρήσιμες συμβουλές για να ξεκινήσετε με το σωστό πόδι.

1 Ενσωματώστε τις εφαρμογές του Microsoft 365 με το OneDrive

Εάν χρησιμοποιείτε τις εφαρμογές επιτραπέζιου υπολογιστή του Microsoft 365 (π.χ. Word, Excel και PowerPoint), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το OneDrive για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση. Αυτό θα μεταφορτώσει τα αρχεία στο OneDrive και θα συγχρονίσει τυχόν αλλαγές που κάνετε, καταργώντας την ανάγκη μη αυτόματης αποθήκευσης.

Εάν έχετε κλείσει ποτέ ένα αρχείο χωρίς αποθήκευση και χάσατε την πρόοδο, μπορείτε να φανταστείτε πώς αυτή η δυνατότητα μπορεί να σας γλιτώσει από έναν τεράστιο πονοκέφαλο. Επιπλέον, διατηρεί ένα ιστορικό εκδόσεων του αρχείου, επιτρέποντάς σας να επαναφέρετε τις προηγούμενες εκδόσεις εάν το χρειάζεστε.

Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση σε εφαρμογές του Microsoft 365, κάντε κλικ στην εναλλαγή “AutoSave” στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.

Στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες για να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Microsoft. Θα δημιουργήσετε ένα εάν δεν το έχετε κατά τη διάρκεια αυτού του βήματος. Στη συνέχεια, επιλέξτε τον λογαριασμό σας στο OneDrive—βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τον σωστό εάν υπάρχουν περισσότεροι από ένας στη λίστα.

Στη συνέχεια, δώστε ένα όνομα στο έγγραφο και κάντε κλικ στο “Αποθήκευση” για να ανεβάσετε το αρχείο στο OneDrive και να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση.

2 Χρησιμοποιήστε το Personal Vault για την αποθήκευση σημαντικών εγγράφων

Το OneDrive διαθέτει επίσης μια δυνατότητα που ονομάζεται Personal Vault και παρέχει επιπλέον προστασία για τα σημαντικά έγγραφά σας (π.χ. αναγνωριστικά και οικονομικά αρχεία). Θα χρειαστεί να ολοκληρώσετε επιπλέον επαλήθευση ταυτότητας (χρησιμοποιώντας έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων) όταν πρέπει να το ανοίξετε. Το Personal Vault θα κλειδώσει ξανά μετά από 20 λεπτά αδράνειας.

Για να το ανοίξετε, συνδεθείτε στο OneDrive στο πρόγραμμα περιήγησης του υπολογιστή σας και κάντε κλικ στο My Files > Personal Vault.

Μόλις ολοκληρώσετε τη διαδικασία επαλήθευσης και ανοίξετε το Personal Vault, σύρετε και αποθέστε τα αρχεία που θέλετε σε αυτό.

3 Επωφεληθείτε από την κοινή χρήση αρχείων

Το OneDrive σάς επιτρέπει επίσης να μοιράζεστε τα αρχεία που έχετε ανεβάσει σε αυτό. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ σε ένα αρχείο ή φάκελο και επιλέξτε “Κοινή χρήση” στο μενού.

Εισαγάγετε τις διευθύνσεις email των ατόμων που θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο ή στο φάκελο και κάντε κλικ στο κουμπί “Αποστολή”.

Λάβετε υπόψη ότι τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε τα αρχεία χρειάζονται επίσης έναν λογαριασμό OneDrive για πρόσβαση σε αυτά.

4 Επαναφορά αρχείων με το ιστορικό εκδόσεων

Τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο OneDrive, είτε πρόκειται για έγγραφα είτε για φωτογραφίες, θα έχουν ιστορικό εκδόσεων. Αυτό θα σας επιτρέψει να τα επαναφέρετε σε μια προηγούμενη έκδοση, εάν θέλετε να αναιρέσετε ορισμένες αλλαγές που έγιναν σε αυτά.

Για παράδειγμα, για να επαναφέρετε την προηγούμενη έκδοση ενός εγγράφου του Word, κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε “Ιστορικό εκδόσεων” στο μενού.

Επιλέξτε μια παλαιότερη έκδοση του αρχείου στην ενότητα Παλαιότερες εκδόσεις στην αριστερή πλαϊνή γραμμή. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στον σύνδεσμο “Επαναφορά” που εμφανίζεται παρακάτω.

5 Αυτόματος συγχρονισμός αρχείων στον υπολογιστή

Εάν είστε χρήστης των Windows, τότε το OneDrive είναι ήδη μέρος της εγκατάστασής σας. Υπάρχει ένας φάκελος OneDrive στον οποίο μπορείτε να αποθέσετε τα αρχεία σας, υπό την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιείτε Windows με λογαριασμό Microsoft. Με αυτόν τον τρόπο μεταφορτώνονται στο cloud για φύλαξη.

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτόν τον φάκελο πατώντας Win+E για να ανοίξετε την Εξερεύνηση αρχείων. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο φάκελο με το όνομα “[Your user name] – Personal” (θα έχει ένα εικονίδιο OneDrive) στο παράθυρο περιήγησης.

Επιπλέον, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αρχείων του OneDrive για συνεχή συγχρονισμό των φακέλων Έγγραφα, Εικόνες, Επιφάνεια εργασίας, Μουσική και Βίντεο.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε τις ρυθμίσεις του OneDrive κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του OneDrive στο δίσκο συστήματος.

Εάν έχετε αποσυνδεθεί ή δεν έχετε συνδεθεί ποτέ, κάντε κλικ στην επιλογή “Σύνδεση” και ακολουθήστε τις οδηγίες για να συνδεθείτε στο OneDrive. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε “Ρυθμίσεις” στο μενού.

Επιλέξτε “Sync and Backup” στην αριστερή πλαϊνή γραμμή και κάντε κλικ στο “Manage Backup” στα δεξιά.

Κάντε εναλλαγή των φακέλων που θέλετε να συγχρονιστούν αυτόματα και κάντε κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση αλλαγών”.

Τώρα τα αρχεία θα συγχρονίζονται περιοδικά με το OneDrive στον υπολογιστή σας με Windows.

6 Κάντε τα αρχεία διαθέσιμα εκτός σύνδεσης

Όταν χρησιμοποιείτε το OneDrive για επιτραπέζιους υπολογιστές ή για κινητά, μπορείτε να κάνετε διαθέσιμα αρχεία και φακέλους εκτός σύνδεσης. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεστε πρόσβαση στο Διαδίκτυο για να έχετε πρόσβαση σε αυτά. Αυτό μπορεί να είναι βολικό εάν πηγαίνετε κάπου με ελάχιστη έως καθόλου κάλυψη δικτύου.

Για να το κάνετε αυτό στα Windows, ανοίξτε το φάκελο OneDrive στον υπολογιστή σας και κάντε δεξί κλικ στο αρχείο ή στο φάκελο που θέλετε να κάνετε διαθέσιμο εκτός σύνδεσης. Στη συνέχεια, επιλέξτε “Να διατηρείται πάντα σε αυτήν τη συσκευή” στο μενού.

Η διαδικασία είναι πολύ παρόμοια σε Mac, αλλά πρέπει να κάνετε λήψη της έκδοσης Mac του OneDrive από το App Store.

Στο κινητό, πατήστε το εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες δίπλα στο αρχείο ή το φάκελο και επιλέξτε “Διαθέσιμο εκτός σύνδεσης” στο μενού.

Το αρχείο ή ο φάκελος θα ληφθεί στον υπολογιστή σας και θα είναι διαθέσιμος για πρόσβαση εκτός σύνδεσης. Για φακέλους, όλα τα αρχεία και οι υποφάκελοι που περιέχει θα ληφθούν επίσης.

7 Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή για κινητά για σάρωση εγγράφων

Προχωρώντας στην εφαρμογή για κινητά του OneDrive, στην οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Google Play ή το App Storeέχει μια προσεγμένη μικρή δυνατότητα που σας επιτρέπει να σαρώνετε τα φυσικά έγγραφα και τις φωτογραφίες σας και να τα ανεβάσετε απευθείας στο OneDrive.

Για να χρησιμοποιήσετε τον σαρωτή φορητών συσκευών του OneDrive, πατήστε το εικονίδιο της κάμερας στο κάτω μενού.

Στρέψτε την κάμερα στο έγγραφο που θέλετε να σαρώσετε και πατήστε τον λευκό κύκλο στο κάτω κέντρο για να το τραβήξετε μια φωτογραφία.

Στη συνέχεια, πατήστε «Επιβεβαίωση» στην κάτω δεξιά γωνία για να επεξεργαστείτε το έγγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Τέλος» στην επόμενη οθόνη.

Στη συνέχεια, ονομάστε το έγγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μπλε σημάδι επιλογής στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης για να το αποθηκεύσετε στο OneDrive.

8 Δημιουργήστε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας του ρολού κάμερας του τηλεφώνου σας

Ένα άλλο χαρακτηριστικό που αξίζει να αναφέρετε όταν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή OneDrive για κινητά είναι η ικανότητά της να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας ολόκληρου του ρολού της κάμερας. Για να το κάνετε αυτό στο iPhone, πατήστε την εικόνα του προφίλ σας στην επάνω αριστερή γωνία και κατευθυνθείτε για να πατήσετε Ρυθμίσεις > Μεταφόρτωση κάμερας.

Στη συνέχεια, πατήστε την εναλλαγή δίπλα στη διεύθυνση email για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του ρολού της κάμερας για να ξεκινήσει η διαδικασία.

Ένα πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου είναι ότι για να χρησιμοποιήσετε τις εκδόσεις επιτραπέζιων υπολογιστών των εφαρμογών Microsoft 365, θα χρειαστείτε μια συνδρομή στο Microsoft 365. Το πρόσθετο πλεονέκτημα αυτής της συνδρομής είναι ότι λαμβάνετε 1 TB αποθηκευτικού χώρου στο OneDrive (η δωρεάν έκδοση είναι μόνο 5 GB). Οι εκδόσεις ιστού και κινητών αυτών των εφαρμογών είναι δωρεάν για χρήση.