Νιώθεις ότι δεν έχεις χρόνο για όλα; Νιώθετε ότι σας παίρνει πολύ χρόνο για να κάνετε κάποιες από τις επαγγελματικές σας εργασίες; Μην ανησυχείτε, αυτό είναι κάτι που συμβαίνει σε όλους μας. Ευτυχώς, υπάρχουν λύσεις που μπορούν να μας βοηθήσουν να χρησιμοποιήσουμε καλύτερα τον χρόνο που αφιερώνουμε στην εργασία και, ως εκ τούτου, θα δούμε πώς Μεγιστοποιήστε την παραγωγικότητα με το OneNote.
Επειδή αποδεικνύεται ότι αυτό το πανίσχυρο εργαλείο της Microsoft μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητά σας, εάν γνωρίζετε πώς να το χρησιμοποιείτε καλά και γνωρίζετε τα καλύτερα κόλπα για να το εκμεταλλευτείτε.
Δεν χρησιμοποιείτε ακόμα το OneNote;
Εάν δεν γνωρίζετε τι είναι, διευκρινίστε ότι πρόκειται για μια εφαρμογή της Microsoft που έχει σχεδιαστεί για τη λήψη ψηφιακών σημειώσεων και την οργάνωση πληροφοριών.
Σας επιτρέπει να καταγράφετε και να οργανώνετε κείμενο, να αποθηκεύετε εικόνες, να κάνετε ηχογραφήσεις, στιγμιότυπα οθόνης, να αποθηκεύετε αρχεία κ.λπ., και όλα με μια ευέλικτη και πολύ εύχρηστη διεπαφή. Επιπλέον, συγχρονίζεται με διαφορετικές συσκευές και πλατφόρμες, καθιστώντας το ιδανικό για συνεργατική ή απομακρυσμένη εργασία.
Αν δεν το έχετε δοκιμάσει, ανακαλύψτε μερικά από τα καλύτερα κόλπα για να αξιοποιήσετε στο έπακρο και σίγουρα δεν θα αργήσει να γίνει ένα από τα αγαπημένα σας εργαλεία εργασίας.
Κλειδιά για τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας με το OneNote
Τόσο οι νέοι χρήστες της εφαρμογής Microsoft όσο και οι βετεράνοι μπορούν να επωφεληθούν από αυτές τις συμβουλές παραγωγικότητας που έχουμε συγκεντρώσει.
Οργανώστε αποτελεσματικά τις πληροφορίες
Το OneNote σάς δίνει την ευκαιρία να συλλέγετε πληροφορίες σε σημειωματάρια, ενότητες και σελίδες. Εάν τα χρησιμοποιείτε καλά, η εύρεση αυτού που ψάχνετε θα είναι πολύ πιο εύκολη και γρήγορη.
Η συμβουλή μας είναι να δημιουργείτε σημειωματάρια για τα διάφορα έργα που έχετε σε εξέλιξη. Για παράδειγμα:
- Έργο τελικού πτυχίου.
- Ταξίδι στην Ταϊλάνδη.
- Γάμος.
- Τριμηνιαία έκθεση.
- Επιχειρηματικό σχέδιο.
Στη συνέχεια, μέσα στο σημειωματάριο, δημιουργήστε πιο συγκεκριμένες ενότητες. Έτσι, στο σημειωματάριο του επιχειρηματικού σας σχεδίου μπορείτε να έχετε τις ενότητες:
- Αρχικός προϋπολογισμός.
- Μελέτη αγοράς.
- Προμηθευτές.
- Πηγές χρηματοδότησης.
Τέλος, μέσα σε κάθε ενότητα δημιουργήστε σελίδες που αναλύουν ακόμη περισσότερο τις πληροφορίες. Συνεχίζοντας με το προηγούμενο παράδειγμα, μπορείτε να αφιερώσετε μια σελίδα για τη συλλογή πληροφοριών από καθέναν από τους προμηθευτές με τους οποίους σκέφτεστε να συνεργαστείτε στην επιχείρησή σας.
Χρησιμοποιήστε ετικέτες για να επισημάνετε βασικές πληροφορίες
Για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα με το OneNote, μπορεί να μην αρκεί η ομαδοποίηση πληροφοριών σε σημειωματάρια, ενότητες και σελίδες. Εάν θέλετε να επισημάνετε ορισμένα βασικά δεδομένα, ιδέες ή έννοιες, σημειώστε τα χρησιμοποιώντας ετικέτες, έτσι θα είναι πολύ πιο ορατά. Επιπλέον, η εφαρμογή σας επιτρέπει να δημιουργείτε εντελώς εξατομικευμένες ετικέτες.
Επισημάνετε το κείμενο και επιλέξτε μια ετικέτα από το μενού Αρχική > Ετικέτες.
Αφού προσθέσετε ετικέτα στο περιεχόμενό σας, απλώς μεταβείτε στο “Ετικέτες αναζήτησης” ή πατήστε Ctrl + E και θα ανοίξουν όλες οι σημειώσεις που έχετε σημειώσει με την υποδεικνυόμενη ετικέτα.
Δημιουργήστε υπενθυμίσεις
Με καλά οργανωμένες πληροφορίες είναι δύσκολο για εσάς να παραβλέψετε κάτι, αλλά υπάρχει πάντα ένας συγκεκριμένος κίνδυνος να συμβεί. Εάν θέλετε να ελαχιστοποιήσετε περαιτέρω την πιθανότητα λήθης, επωφεληθείτε από την επιλογή υπενθυμίσεων.
Δημιουργήστε μια υπενθύμιση για μια εργασία και προσθέστε το στη λίστα εργασιών του Outlookέτσι η υπηρεσία email της Microsoft θα σας ειδοποιήσει όταν έρθει η ώρα.
Για να ορίσετε μια υπενθύμιση κάντε το εξής:
- Επισημάνετε την εργασία που θέλετε να θυμάστε.
- Κάντε κλικ στις “Εργασίες του Outlook” στην ενότητα “Ετικέτες” της “Αρχική σελίδα”.
- Επιλέξτε μία από τις ετικέτες, θα δείτε επιλογές όπως “Αύριο” ή “Επόμενη εβδομάδα”. Επιλέξτε αυτό που σας ενδιαφέρει και θα έχετε δημιουργήσει την υπενθύμιση.
- Εάν κάνετε κλικ στην ετικέτα “Προσαρμοσμένο”, μπορείτε να ορίσετε την ακριβή ώρα που θέλετε να φτάσει η υπενθύμιση στο email σας. Εισαγάγετε την ημερομηνία και την ώρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Αποθήκευση και κλείσιμο».
Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία OCR για εξαγωγή κειμένου από εικόνες
Εάν υπάρχει μια εικόνα, όπως μια αφίσα ή μια φωτογραφία, που έχει κείμενο που σας ενδιαφέρει, δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο μεταγράφοντας το. Απλώς τραβήξτε μια φωτογραφία της εικόνας και ανοίξτε την στο OneNote. Κάντε κλικ σε αυτό με το δεξί κουμπί του ποντικιού και στη συνέχεια επιλέξτε “Αντιγραφή κειμένου από εικόνα” στο μενού και θα έχετε το κείμενο ελεύθερο και διαθέσιμο για επεξεργασία.
Συγχρονίστε όλες τις συσκευές σας για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα με το OneNote
Ο συγχρονισμός σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στις πληροφορίες που έχετε αποθηκεύσει στο OneNote από οποιαδήποτε συσκευή, βοηθώντας σας να επιταχύνετε την εργασία σας.
Από προεπιλογή, αυτή η εφαρμογή της Microsoft Συγχρονίστε τις σημειώσεις με όλες τις συνδεδεμένες συσκευές σας. Ωστόσο, μπορείτε να ελέγξετε εάν το έχετε ενεργοποιήσει ακολουθώντας τη διαδρομή Αρχείο > Πληροφορίες > Προβολή κατάστασης συγχρονισμού.
Για να μπορείτε να εργάζεστε από το κινητό σας, κατεβάστε την εφαρμογή ώστε να μπορείτε να κρατάτε σημειώσεις εν κινήσει.
Κρατήστε σημειώσεις με το σύστημα εγγραφής φωνής
Εάν έχετε μια ιδέα ή έχετε δει κάτι που πρέπει να σημειώσετε αμέσως, ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να το κάνετε είναι να κάνετε μια φωνητική σημείωση.
Για εγγραφή ήχου στο OneNote, μεταβείτε στην καρτέλα “Εισάγω” και από εκεί μέχρι Μεταγραφή > Εγγραφή ήχου. Αφού ολοκληρώσετε την εγγραφή, μην ξεχάσετε να πατήσετε «Διακοπή» ανάμεσα στις επιλογές που θα δείτε στο επάνω μέρος της οθόνης.
Η ακρόαση αυτού του τύπου ήχου είναι πολύ απλή. Κάντε κλικ στο κλιπ και επιλέξτε το κουμπί αναπαραγωγής στο αναδυόμενο παράθυρο που θα εμφανιστεί.
Μπορείτε επίσης να εγγράψετε βίντεο ακολουθώντας λίγο πολύ τα ίδια βήματα. Και αν αυτό που χρειάζεστε είναι να τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης, ακολουθήστε τη διαδρομή Εισαγωγή > Απόσπασμα οθόνης. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να καταγράψετε τμήματα της οθόνης σας και επικολλήστε τα απευθείας στις σημειώσεις σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν πρέπει να εργαστείτε με διαγράμματα ή άλλα γραφικά.
Χρησιμοποιήστε τα δικά σας πρότυπα
Το OneNote θέτει στη διάθεσή σας μια σειρά από προκαθορισμένα πρότυπα που σας βοηθούν να δομήσετε τις πληροφορίεςαλλά η χρήση των δικών σας προτύπων σάς επιτρέπει να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά.
Η Microsoft συνεχίζει να βελτιώνει αυτό το εργαλείο μέρα με τη μέρα, το οποίο γίνεται όλο και πιο ευέλικτο και πιο χρήσιμο. Τώρα που ξέρετε πώς να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα με το OneNote, είμαστε σίγουροι ότι θα μπορείτε να επιταχύνετε πολλές από τις εργασίες που εκτελείτε καθημερινά. Μπορείτε να μας πείτε την εμπειρία σας;
VIA: windowsnoticias.com
