Σχεδόν κάθε email που στέλνουμε ή λαμβάνουμε περιλαμβάνει ένα συνημμένο. Ωστόσο, αυτά τα συνημμένα μπορούν εύκολα να λανθασθούν χωρίς σωστή διαχείριση και να γίνουν δύσκολο να εντοπιστούν. Για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας στο Outlook οργανωμένα, θα πρέπει να χειρίζεστε τα συνημμένα με σύνεση. Εδώ είναι μερικές πρακτικές που ακολουθώ αυστηρά για να το κάνω αυτό.
1 Απευθείας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα σε καθορισμένο φάκελο
Οργανώνω πάντα τα email με συνημμένα σε ξεχωριστό φάκελο για να αποτρέψω την ανάμειξή τους με άλλα email. Αυτό καθιστά εύκολο τον εντοπισμό τους χωρίς να ψάχνετε σε άσχετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να απλοποιήσω αυτήν τη διαδικασία, έχω δημιουργήσει ένα φίλτρο που μετακινεί αυτόματα κάθε νέο email με συνημμένο σε έναν καθορισμένο φάκελο, εξαλείφοντας την ανάγκη για μη αυτόματη ταξινόμηση.
Μπορείτε να κάνετε το ίδιο για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα. Εναλλακτικά, μπορείτε να επισημάνετε μη αυτόματα τα email με συνημμένα καθώς τα διαβάζετε. Αυτό σας επιτρέπει να τα βρείτε γρήγορα σε μια κατηγοριοποιημένη λίστα αργότερα.
2 Χρησιμοποιήστε συνδέσμους Cloud Storage όποτε είναι δυνατόν
Μια πρακτική που ακολουθώ με συνέπεια για τη διαχείριση των συνημμένων email μου είναι να τα ανεβάζω στο OneDrive και να μοιράζομαι συνδέσμους αντί να επισυνάπτω απευθείας τα αρχεία. Αυτό διατηρεί τα εισερχόμενά μου και τα εισερχόμενα του παραλήπτη ακατάστατα, μου επιτρέπει να βρίσκω γρήγορα αρχεία και διασφαλίζει ότι τυχόν αλλαγές που κάνω στα αρχεία αντικατοπτρίζονται αμέσως στο τέλος του παραλήπτη.
Επίσης, μπορώ να ελέγξω και να προσαρμόσω τα δικαιώματα πρόσβασης όπως απαιτείται, να διατηρήσω τα δεδομένα μου κρυπτογραφημένα στο cloud και να αποφύγω την εξάντληση του αποθηκευτικού χώρου. Δεδομένου ότι το Outlook περιορίζει τα μεγέθη συνημμένων, η αποθήκευση στο cloud εξαλείφει αυτήν την ανησυχία. Συνιστώ ανεπιφύλακτα τη χρήση συνδέσμων αποθήκευσης cloud αντί για αποστολή μεγάλων συνημμένων.
3 Συμπιέστε μεγάλα αρχεία πριν την αποστολή
Εάν προτιμάτε να μην χρησιμοποιείτε συνδέσμους αποθήκευσης cloud, θα πρέπει τουλάχιστον να συμπιέσετε μεγάλα συνημμένα πριν τα στείλετε. Αυτό προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα: το μικρότερο μέγεθος αρχείου μεταφορτώνεται πιο γρήγορα, καταλαμβάνει λιγότερο χώρο τόσο στα εισερχόμενά σας όσο και στα εισερχόμενα του παραλήπτη και βοηθά να διατηρείται το αρχείο εντός του καθορισμένου ορίου μεγέθους.
Η συμπίεση σάς επιτρέπει επίσης να ομαδοποιήσετε πολλά συνημμένα σε έναν μόνο φάκελο και μπορείτε να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης για επιπλέον ασφάλεια, εάν χρειάζεται. Τα περισσότερα λειτουργικά συστήματα σάς επιτρέπουν να συμπιέσετε εγγενώς αρχεία. Προσωπικά χρησιμοποιώ εφαρμογές όπως το 7-Zip, το RAR, το WinZip και άλλα εργαλεία συμπίεσης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακά εργαλεία, αλλά βεβαιωθείτε ότι είναι ασφαλή όταν χειρίζεστε εμπιστευτικά αρχεία.
4 Να δημιουργείτε πάντα αντίγραφα ασφαλείας σημαντικών συνημμένων
Το να βασίζεστε αποκλειστικά στα εισερχόμενά σας για την αποθήκευση συνημμένων μπορεί να είναι επικίνδυνο, ειδικά για εμπιστευτικά αρχεία που δεν έχετε την πολυτέλεια να χάσετε. Γι’ αυτό δημιουργώ πάντα αντίγραφα ασφαλείας —πολλά αντίγραφα ασφαλείας, στην πραγματικότητα— σημαντικών συνημμένων email για να προστατεύσω από τυχαία διαγραφή, καταστροφή δεδομένων, επιθέσεις ransomware και άλλους κινδύνους.
Αυτό διασφαλίζει ότι τα κρίσιμα δεδομένα μου είναι ασφαλή, ανεξάρτητα από το τι συμβαίνει στα εισερχόμενα ή στο λογαριασμό μου στο Outlook. Δημιουργώ αντίγραφα ασφαλείας των συνημμένων τοπικά στον υπολογιστή μου, σε μια εξωτερική μονάδα δίσκου και στο OneDrive. Κάθε φορά που λαμβάνω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με εμπιστευτικό συνημμένο, κατεβάζω και δημιουργώ αντίγραφα ασφαλείας αμέσως, διατηρώντας τα δεδομένα μου προστατευμένα.
5 Μην κάνετε λήψη κάθε συνημμένου που λαμβάνετε
Συνήθιζα να κατεβάζω κάθε συνημμένο που λάμβανα, το οποίο καταλάμβανε πολύ τοπικό χώρο αποθήκευσης. Επίσης, μου πήρε λίγο χρόνο για να αναγνωρίσω ότι το να αφήνω σημαντικά αρχεία τοπικά αποθηκευμένα ενέχει έναν κίνδυνο απορρήτου που προηγουμένως είχα παραβλέψει. Επιπλέον, ανησυχούσα συνεχώς για την ασφάλεια των εξαρτημάτων. Μόλις το συνειδητοποίησα, άλλαξα προσέγγιση.
Τώρα, κατεβάζω μόνο βασικά αρχεία για τα οποία θέλω να δημιουργήσω αντίγραφα ασφαλείας τοπικά και προεπισκόπηση των υπολοίπων απευθείας στο Outlook. Εάν έχετε επίσης τη συνήθεια να κατεβάζετε κάθε συνημμένο email, σκεφτείτε να είστε πιο επιλεκτικοί. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα αρχεία σας ασφαλή και την τοπική αποθήκευση καθαρή. Επίσης, σαρώνετε πάντα αρχεία με εργαλεία όπως το VirusTotal πριν τα κατεβάσετε.
6 Χρησιμοποιήστε μια καθαρή δομή ονομασίας
Συνήθιζα να επισυνάπτω αρχεία με διφορούμενα ονόματα όπως “IMG_31” ή “Document07” στα email μου. Τελικά συνειδητοποίησα ότι αυτή η προσέγγιση δεν ήταν η καλύτερη για εμένα και τον παραλήπτη, επειδή τα γενικά ονόματα αρχείων καθιστούν δύσκολο τον εντοπισμό αρχείων. Επιπλέον, η χρήση αόριστων ονομάτων υπονομεύει τον επαγγελματισμό και την αξιοπιστία.
Μόλις το αναγνώρισα αυτό, άρχισα να ακολουθώ μια τυποποιημένη σύμβαση ονομασίας, χρησιμοποιώντας περιγραφικά ονόματα αρχείων που περιλαμβάνουν λεπτομέρειες όπως τον τύπο αρχείου, το όνομα του έργου, την ημερομηνία, το όνομα πελάτη ή άλλες σχετικές πληροφορίες για να διευκολύνω τον εντοπισμό των αρχείων. Τώρα, δεν χρειάζεται να ψάξω σε αμέτρητα email για να βρω ένα με σχετικό συνημμένο.
Οι πελάτες έχουν εκτιμήσει τη σαφήνεια των συμβάσεων ονομασίας μου. Εάν δεν το έχετε κάνει αυτό, σίγουρα θα χάσετε.
7 Προστατέψτε τα ευαίσθητα έγγραφα με κωδικό πρόσβασης πριν τα στείλετε
Για να μετριάζω τον κίνδυνο εισβολής ή παραβίασης δεδομένων, προστατεύω πάντα τα εμπιστευτικά συνημμένα μου με κωδικό πρόσβασης για να διασφαλίσω την ασφάλεια των δεδομένων μου και να διατηρήσω το απόρρητό μου. Αυτή η πρακτική μου δίνει την ησυχία μου, γνωρίζοντας ότι ακόμα κι αν ο λογαριασμός μου στο Outlook παραβιαστεί, η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στα δεδομένα μου θα αποκλειστεί χωρίς τον κωδικό πρόσβασης.
Χρησιμοποιώ διαφορετικά κανάλια, όπως το Slack για συναδέλφους, για να μοιράζομαι τους κωδικούς πρόσβασης με ασφάλεια. Αυτή η μέθοδος μου επιτρέπει να διαχειρίζομαι ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στα αρχεία μου και ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο παραβίασης του απορρήτου, ακόμα κι αν κατά λάθος στείλω έγγραφα σε λάθος άτομο. Οι περισσότερες εφαρμογές σάς επιτρέπουν να προστατεύετε αρχεία με κωδικό πρόσβασης κατά τη δημιουργία, επομένως δεν χρειάζονται επίσης εργαλεία τρίτων.
8 Μην συσσωρεύετε κάθε συνημμένο που λαμβάνετε
Τα συνημμένα email καταναλώνουν πλέον χώρο στον αποθηκευτικό χώρο σας στο OneDrive. Εάν έχετε περιορισμένο χώρο αποθήκευσης ή χρησιμοποιείτε ένα δωρεάν πρόγραμμα, θα πρέπει να αποφύγετε να τους αφήσετε να συσσωρεύονται, ειδικά εάν δεν χρειάζονται πλέον. Διαγράφω άσχετα συνημμένα, αυτά που πρέπει να ελέγξω μόνο μία φορά ή αρχεία για τα οποία έχω ήδη δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας και δεν θα χρειαστώ σύντομα.
Επειδή έχω τα email μου με συνημμένα σε ξεχωριστό φάκελο, μπορώ να εντοπίσω και να αφαιρέσω γρήγορα αυτά με μεγάλα συνημμένα. Από τότε που υιοθέτησα αυτήν την πρακτική, ο αποθηκευτικός μου χώρος στο OneDrive δεν έφτασε ποτέ σε χωρητικότητα και μπορώ να βρω σημαντικά αρχεία απλά με μια γρήγορη αναζήτηση. Εάν προτιμάτε να μην διαγράψετε αρχεία, αρχειοθετήστε τα για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας οργανωμένα.
9 Χρησιμοποιήστε φίλτρα αναζήτησης για να βρείτε εύκολα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα
Το Outlook προσφέρει μια δυνατότητα προηγμένης αναζήτησης που σας επιτρέπει να φιλτράρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη δυνατότητα, το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα εμφανίζει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα, διευκολύνοντας τον έλεγχο τους. Μπορείτε επίσης να κάνετε πιο συγκεκριμένη την αναζήτησή σας συνδυάζοντας αυτό το φίλτρο με άλλα κριτήρια αναζήτησης, όπως τη διεύθυνση του αποστολέα, τις γραμμές θέματος, τις λέξεις-κλειδιά και το μέγεθος.
Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα στο Outlook, μεταβείτε στη γραμμή αναζήτησης και εισαγάγετε μια λέξη ή φράση-κλειδί, τη διεύθυνση email του παραλήπτη ή άλλες σχετικές πληροφορίες. Στη συνέχεια θα εμφανιστεί μια καρτέλα Αναζήτηση. Κάντε κλικ στο “Έχει συνημμένα” σε αυτήν την καρτέλα και το Outlook θα φιλτράρει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν συνημμένα και ταιριάζουν με τα άλλα κριτήρια που καθορίσατε.
Αυτές είναι μερικές από τις στρατηγικές που χρησιμοποιώ με συνέπεια για την αποτελεσματική διαχείριση των συνημμένων στο Microsoft Outlook. Εάν τα εισερχόμενά σας παραμένουν πάντα ακατάστατα και σας απογοητεύουν, η εφαρμογή αυτών των συμβουλών μπορεί να σας βοηθήσει. Όχι μόνο θα διατηρήσουν τα εισερχόμενά σας πιο καθαρά, αλλά θα κάνουν επίσης ευκολότερο και πιο γρήγορο τον εντοπισμό των αρχείων που χρειάζεστε.
VIA: HowToGeek.com
