Πώς να αποστείλετε email με βάση δεδομένα από το Excel

Το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων Microsoft 365, Excel, είναι γνωστό για τη μεγάλη του χρησιμότητα κατά την εκτέλεση όλων των ειδών λογιστικών και οικονομικών εργασιών. Ωστόσο, έχει επίσης κάποιες πολύ λιγότερο γνωστές λειτουργίες που μπορούν να βοηθήσουν πολύ σε ορισμένες περιπτώσεις. Σε αυτή την ανάρτηση, χωρίς να προχωρήσουμε περισσότερο, σας λέμε πώς να στείλετε email απευθείας από το Excel.

Η πιο προφανής περίπτωση είναι όταν προκύπτει η ανάγκη επικοινωνίας ή κοινής χρήσης των δεδομένων από το υπολογιστικό φύλλο που εργαζόμαστε. Υπάρχει ένας πολύ βολικός τρόπος για να το κάνετε αυτό χωρίς να χρειάζεται να φύγετε από την εφαρμογή.

Πλεονεκτήματα της αποστολής email από το Excel

Ο συνδυασμός των πλεονεκτημάτων του Excel με αυτά του Outlook μας δίνει ένα πολύ ενδιαφέρον αποτέλεσμα: τη δυνατότητα μοιραστείτε έναν τεράστιο όγκο πληροφοριών (στοιχεία, υπολογισμοί, γραφήματα, στατιστικά, έγγραφα κ.λπ.) μέσω email. Μεταξύ της λίστας των πλεονεκτημάτων του μπορούμε να επισημάνουμε τα εξής:

• Ταχύτητααφού οι διακομιστές και των δύο υπηρεσιών είναι συγχρονισμένοι.
• Ασφάλεια. Το Excel διατηρεί ένα αντίγραφο των δεδομένων που περιλαμβάνονται στο email. Από την άλλη πλευρά, το Outlook εκτελεί επίσης ένα αντίγραφο ασφαλείας.
• Αρμονία: Είναι δυνατή η αποστολή email μέσω Gmail και Hotmail.

Προηγούμενο βήμα: συγχρονισμός

Αυτή η δυνατότητα θα είναι διαθέσιμη αρκεί οι ρυθμίσεις του Microsoft Office να είναι σωστά συγχρονισμένες με το Outlook ως την προεπιλεγμένη διεύθυνση email. Εάν ναι, θα μπορούμε να στείλουμε οποιοδήποτε είδος εγγράφου ως συνημμένα email. Σε περίπτωση που δεν έχει ρυθμιστεί αυτός ο συγχρονισμός, πρέπει να το κάνουμε. Απλά πρέπει να ακολουθήσετε μερικά απλά βήματα:

1. Προπαντός, Ανοίγουμε το Outlook.
2. Τότε θα το κάνουμε «Αρχεία».
3. Κάνουμε κλικ «Επιλογές» και μετά θα το κάνουμε “Γενικός”.
4. Στις επιλογές εκκίνησης, ενεργοποιούμε την καρτέλα του Outlook ως προκαθορισμένο πρόγραμμα για email, επαφές, ημερολόγια κ.λπ.
5. Τέλος, κάνουμε κλικ Αποδέχομαι.

Μόλις ολοκληρωθεί το προηγούμενο βήμα συγχρονισμού, θα εξηγήσουμε λεπτομερώς τι πρέπει να γίνει για την αποστολή email από το Excel.

Στείλτε email από το Excel

Για να χρησιμοποιήσετε το βοηθητικό πρόγραμμα Excel για την απευθείας αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχουμε δύο επιλογές: με ή χωρίς μακροεντολές. Σε αυτό το σημείο αξίζει να εξηγήσουμε ότι ονομάζουμε μακροεντολή τη σειρά εντολών που περιέχονται σε ένα έγγραφο του Excel. Εξηγούμε πώς να προχωρήσετε σε καθεμία από αυτές τις δύο περιπτώσεις:

Χωρίς μακροεντολές

Αυτή είναι η επόμενη μέθοδος προεπιλεγμένη προεπιλογή στο Outlook. Η εφαρμογή είναι υπεύθυνη για τη δημιουργία αντιγράφου του αρχείου ή του εγγράφου Excel και την αποστολή του στον παραλήπτη που υποδεικνύει ο χρήστης. Σε αυτήν την περίπτωση, το αρχείο αποστέλλεται σε μορφή PDF. Αυτό πρέπει να κάνουμε:

1. Πρώτα πηγαίνουμε στο Excel και, στην κορδέλα παραπάνω, επιλέγουμε «Αρχεία».
2. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο «Κοινή χρήση email».
3. Στη συνέχεια σημειώνουμε την επιλογή του αποστολή δεδομένων ως συνημμένα και δίνουμε “Στέλνω”.

με μακροεντολές

Αυτή η δυνατότητα απαιτεί να χρησιμοποιούμε τη γλώσσα προγραμματισμού VBA (Visual Basic για εφαρμογές)το οποίο συνήθως χρησιμοποιεί η Microsoft για να επεκτείνει τις λειτουργίες των προγραμμάτων της. Για να στείλετε ένα email από το Excel και με μακροεντολές, πρέπει να αποθηκεύσετε σωστά το αρχείο. Για να το κάνουμε αυτό, θα ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:

1. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο στα Αρχεία σαν α βιβλίο εργασίας excel με δυνατότητα μακροεντολής (ως πλαίσιο διαλόγου και επιλογή φακέλου με διακριτικό όνομα).
2. Στη συνέχεια, πρέπει να ανοίξετε το βιβλίο εργασίας του Excel συγχρονισμένο με μακροεντολές.
3. Πατάμε F11 για να ενεργοποιήσετε Microsoft Visual Basic.
4. Αυτόματα, α κώδικας στο οποίο μπορούμε να έχουμε πρόσβαση κάνοντας διπλό κλικ Αυτό το Βιβλίο Εργασίας. Στη συνέχεια επικολλάμε τον κωδικό στο νέο παράθυρο που ανοίγει.
5. Στη συνέχεια αντικαθιστούμε το email με το διεύθυνση του παραλήπτη στο διαδίκτυο.
6. Για να ολοκληρώσουμε, κλείνουμε τη Microsoft Visual Basic και κάνουμε κλικ στο “Στέλνω”.

Η επιλογή “με μακροεντολές” είναι αυτή που πρέπει να επιλέξουμε να πραγματοποιήσουμε μαζικές αποστολές. Στη συγκεκριμένη περίπτωση, αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε μια μακροεντολή VBA και να προγραμματίσετε (ρυθμίσετε) τον κώδικα για την αυτοματοποίηση μαζικής αποστολής email.